公共管理学院社团工作部工作章程
发布时间:Thu Mar 31 10:31:13 CST 2016   来源:


社团工作部介绍

学生社团活动是校园文化建设的有机组成部分,是由学生负责组织、自我管理、学生自愿参加的学生社团有次序,有组织地开展。我校社团工作部是与学生社团服务中心一起致力于更好引导社团发展,营造良好校园文化氛围的组织。社团工作部主要职责有制定切实可行的社团工作计划,选择适宜的社团活动及内容;监管社团运作,引导社团动向,指导社团活动开展;协调各社团之间关系,规范各社团的制度、活动,调动各社团的积极性,使各社团在统一管理下有序的开展工作;本部致力为社团创造一个有利开展活动的条件,指导社团与校内外各社团之间的沟通与联系,听取、反映和解决各社团的难题和要求,负责布置、安排、监督我院的社团活动。为了加强社团的团队精神、竞争意识和诚信意识,努力开展各项有特色的社团活动,承担团委分配的科技文化活动,使社团部工作开展得丰富多彩。

 

 

 

 

 

社团工作部职能介绍

1.       审批社团活动提案,给与社团活动场地支持。

2.       整理社团外事活动申请,并对社团外事活动进行打分。

3.       为社团进行日常活动的财务报账并于期中和期末对社团所有财务进行审核(包括30%自留经费和报账经费)

4.       收集更新社团相关档案资料,并存档。

5.       对社团日常事务与活动(包括组织建设,文化建设,社团考勤)进行评分,该评分作为社团评优评选的部分依据。

6.  在社员中进行社团满意度调查,该评分作为社团评优评选依据。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目录

一、提案审批... 3

(一)流程图... 3

(二)各方职责... 3

(三)流程实行细则... 3

二、外事活动... 3

(一)流程图... 3

(二)各方职责... 3

(三)流程实行细则... 3

三、财务管理... 3

(一)流程图... 3

(二)各方职责... 3

(三)流程实行细则... 3

四、社团满意度调查... 3

(一)流程图... 3

(二)各方职责... 3

(三)流程实行细则... 3


 

一、提案审批

(一)流程图

(二)各方职责

1.院团委老师主要职责:

(1)盖章审批社团提案

(2)将审批信息反馈给社团工作部

2.社团工作部的主要职责:

(1)收取社团提案

(2)初步审核社团提案

(3)根据社团上交提案汇总下周社团活动信息发给学生社团服务中心

(4)将提案交给团委老师审批

(5)将审批盖章过的提案返还给社团

3.院级社团的主要职责:

(1)提前一周交提案给社团工作部

(2)领取提案后开始举办活动

(3)可根据自身需要发送活动宣传文案给学生社团服务中心进行推送。(可选)

4.学生社团服务中心主要职责:

(1)收取每周社团活动信息汇总

(2)在新媒体推送社团活动信息

(三)流程实行细则

1. 社团每周周一17:30将所需审批提案交到社团工作部(提前一周)

2. 社团工作部收到社团提案后按提案培训书(见附件)所示标准进行审阅。审阅通过的提案交院团委老师盖章审批

(1)对不符合标准的社团提案在社团提交提案三天内通知社团领取不符合标准提案,指出社团活动提案及策划的相关问题并督促社团进行修改,修改后的社团提案再交团委老师盖章审批

(2)紧急提案(未按规定时间上交的提案但须立即处理用于活动举办的)可照此流程进行(不必在规定时间找团委老师盖章和返还提案),但是对于此类提案要进行相应扣分处理。

(3)若社团提案表中注明需要申请教室及其他场地的则社团工作部提案负责人需为社团申请教室(详细流程见附件)及第一次其他场地申请(第一次申请之后的其他场地申请由社团自己负责)并做好记录

3. 团委老师将审批盖章后提案返还给社团工作部并给与反馈信息。

注:老师审阅不合格的社团提案,社团工作部提案负责人应及时通知社团领取不合格提案并告知老师意见进行修改,修改后再由团委老师审阅盖章

4.社团工作部将提案中的活动信息存档汇总后在周四17:30将老师盖章通过的提案返还给社团。

(1)若需要申请教室,应将教室申请单随提案交予社团。注:若需使用多媒体,则需在领取提案时给与多媒体劵,并签字确认领取。(每个社团一学期最多有两张多媒体劵,若还需使用多媒体请社团借本社团指导老师教师卡使用)

(2)若社团所交提案有赞助申请表(见附件),需将赞助社团的名称及赞助金额(现金)汇总在每周三23:59分之前发给学生社团服务中心的相关人员,受赞助社团在一周之内将赞助申请表纸质版,赞助合同复印件及所有赞助金额交到社团工作部财务组处,第二周社团工作部将社团所有赞助金交到学生社团服务中心财务处入账并领取资金入账回执交予社团。

A.为社团活动提供赞助分为现金和实物,现金和实物折合金额必须在600元(含600元)以上。社团只能为赞助公司提供非商业性质的海报宣传、横幅冠名(如某某杯比赛、某某公司预祝某活动区得圆满成功等)等活动。若现金达2000(含2000)以上,赞助商可以在校内搭建站台进行宣传(经学校相关部门允许后,摆展台地点时间及展台大小都根据该公司提供现金金额而定)。

B.严禁社团为赞助公司散发传单或开展有传销性质的活动(任何直接涉及商品和服务买卖的推销活动)。一经发现,对违规社团予以注销处理。

5.社团工作部将汇总后的下周社团活动信息在每周三23:59分之前发送给学生社团服务中心的相关人员

6.社团可根据自身需要决定是否发送活动宣传文案给学生社团服务中心相关人员进行新媒体推送。

7.学生社团服务中心发布全校社团活动信息

8.社团领取提案后按照提案内容举办活动

二、外事活动

(一)流程图

(二)各方职责

1.  社团工作部主要职责:

(1)   汇总社团外事信息

(2)   安排人员前往活动现场并打分

(3)   将一个月内的学院社团活动评分汇总发送给学生社团服务中心

(4)   发布活动现场照片和文字并@学生社团服务中心

2.  院级社团主要职责:

(1)   提前2~3天将外事申请以短信的形式发送给社团工作部

(2)   可根据自身需要发送活动新闻稿给学生社团服务中心(可选)

3.  学生社团服务中心主要职责:

(1)   接收每月各社团工作部的外事评分汇总

(2)   抽查社团活动情况

(3)   在新媒体上发布全校社团活动情况

(三)流程实行细则

1. 社团工作部所属社团提前2~3天将外事申请以短信的方式(短信格式为:社团名,活动名称,活动日期,具体时间,地点。)发给社团工作部相关人员,负责外事人员做好相应记录

2. 社团工作部负责外事人员安排人员参加外事活动并按外事评分表(见附件)进行评分,活动完后将外事评分表发给负责外事人员,外事负责人员将评分表汇总并将每次评分做好记录。

注:

(1)校外活动或者其他特殊情况社团工作部不能安排人员参加的社团外事活动,可令社团拍摄视频发给外事负责人员进行打分。

(2) 每月外事活动评分85分以上不得当月所挂靠社团外事活动的30%

3.学生社团服务中心会根据外事评分及其他情况不定期抽查社团活动情况

4.社团工作部出外事时对于比较好的活动可在微博和人人上发布外事活动现场照片和文字并@学生社团服务中心a

5.可根据自身需要选择发送活动新闻稿给学生社团服务中心

6.学生社团服务中心在新媒体上发布全校社团活动情况

7.将每月的学院社团评分按外事汇总表的格式发送给学生社团服务中心

 

三、财务管理

(一)流程图

(二)各方职责

财务报账部分

1. 社团工作部主要职责:

(1)   将社团本周需报账金额汇总并发送给学生社团服务中心

(2)   到学生社团服务中心财务处领取本周社团报账金额

(3)   为各社团进行报账并记录账目

2. 院级社团主要职责:

(1)   将本周所需报账金额发送给社团工作部

(2)   到社团工作部处领取报账金额

3. 学生社团服务中心主要职责:

(1)   收取学院各社团本周报账金额细目

(2)   将各学院社团本周报账金额返还给社团工作部并做好账目记录

财务监管部分

1. 社团工作部主要职责:

(1)   收取社团30%会费财务报表(电子版),原始凭证和剩余会费

(2)   根据财务报表及凭证予以审核,并核对总账并反馈给社团

(3)   将学院各社团学期总财务报表发送给学生社团服务中心,交社团剩余会费交到学生社团服务中心处

2.院级社团主要职责:提交社团30%会费财务报表(电子版),原始凭证和剩余会费给社团工作部

3.学生社团服务中心主要职责:

(1)   根据各学院总财务报表核对总账目,期末核对总账目与相关会计凭证是否一致

(2)   将剩余会费重新入账

(3)   将全校各社团财务情况进行公示

(三)流程实行细则

财务报账部分

1. 社团将本周需报账金额以社团名称,报账金额,领取人的格式在每周一晚11:59之前发送给社团工作部财务组人员

2. 社团工作部按照社团报账金额细目表的格式汇总社团报账信息后将表格在每周二晚11:59之前发送给学生社团服务中心财务人员

3. 学生社团服务中心在每周三晚9:15在指定地点将各学院本周报账金额返还给各学院社团工作部。学院社团工作部人员领取报账金额时必须出示相关证件如校园卡,学生证并在社团资金报销单上签字后方可领取报销金额。

4. 社团工作部于每周四固定时间地点给所挂靠社团进行报账并做好账目记录

注:

报账需携带盖团委印章的活动提案表原件及该活动产生费用的正规票据。票据需为第二联,复写,加盖商家印章;票据后按时间、金额、事由、经手人顺序背书。每张票据的报账金额不能超过200。票据用回形针别好,并用白纸附上总金额及社团名称和编号。超市小票及打印复印小票需换成正规票据,否则不予报销。(范例见附件)

社团举办比赛颁发的奖金报账注意事项:需提交一份奖金报销申请表(见附件),经指导老师及挂靠学院老师盖章批准后方可予以报销

(2) 食品、餐饮、通讯费、出租车费用不能报销。

(3)每次报账金额上限为预算金额的110%,超过100%的作为超支处理,期末将予以扣分。

(4)社团财务余额为零的不予报账;报账后将导致社团财务余额为负的,导致余额为负的部分不予报账。

(5)报账时准备零钱的社团,将根据每次报账记录,在期末予以加分奖励。每次加0.5分

财务监管部分

1. 在规定时间内(每学期期中和期末)各社团须提交30%会费财务报表(电子版,见附件),所有相关会计凭证(按序号排列,包括原始发票和复印件等)和剩余会费到社团工作部财务处。

2. 社团工作部对社团提交的30%会费财务表对照相关会计凭证进行审核并核对总账。

3.审核完毕后将30%会费和日常所有报账财务汇总成社团综合财务报表(电子版,见附件)发给学生社团服务中心财务人员并将所挂靠社团所有剩余会费缴纳到学生社团服务中心处

4.学生社团服务中心根据总财务报表核对总账目并将信息反馈给各社团工作部,在期末核对社团工作部的社团会费总账目和相关会计凭证,并将所有社团的剩余会费重新入账。

5.学生社团服务中心在新媒体上公示全校社团财务状况

四、社团满意度调查

(一)流程图

(二)各方职责

1. 社团工作部主要职责:

(1)   根据社团满意度调查表电话采访社团社员

(2)   根据采访结果汇总社团评分并将总分反馈给社团

(3)   社团对社团满意度调查总分无异议后将各社团最后分数发送给学生社团服务中心

2. 院级社团主要职责:

(1)   社员接受电话采访

(2)   得知社团满意度调查评分后将自身意见反馈给社团工作部

(3)   社员可直接将对社团的建议反馈给学生社团服务中心

3. 学生社团工作部主要职责:

(1)   做好社团满意度调查表发送给社团工作部

(2)   接收社员对社团建议,并向社团做成相应反馈

(3)   接收最后各社团调查结果并在全校公示

(三)流程实行细则

1. 学生社团服务中心在每学期某时间将社团满意度调查表发送给各学院社团工作部。

2. 各社团工作部根据社团满意度调查表和调查人数分配表安排人员电话采访社团社员并做好评分记录如社团名,调查人,受访人

注:每个社团记录的分数必须与有记录社团满意度调查问卷一一对应,社团名,调查人,受访人,社团得分情况的信息必须填写完整

3. 电话采访社员结束后按照社团满意度调查汇总表的格式汇总各社团得分情况并将各社团得分反馈给各社团。若社团对得分有异议,可向社团出示匿名采访材料及评分

4. 在各社团对自身评分无异议后,将社团满意度调查汇总表发送给学生社团服务中心相关人员

5. 学生社团服务中心将全校社团社团满意度调查得分进行全校公示

6. 社员可直接将对社团的建议通过在微信平台留言的方式提出,学生社团服务中心接收社员对社团建议,并向社团做成相应反馈。

 

 

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